Mi proyecto de los domingos

Como ya conté en un artículo anterior, una de las "disciplinas" que mas me gustan es la gestión de proyectos.  Por si alguien no sabe exactamente lo que es un proyecto, el PMI lo define como:

“Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”. PMBOK® 4ª Edición 

Por decirlo de una manera más fácil, todo esfuerzo que empieza y termina y con el que se crea "algo"...es un proyecto. Partiendo de esta definición, un proyecto puede ser casi cualquier trabajo que hagamos, desde lo más grande que te puedas imaginar como una misión espacial, hasta algo tan importante como crear tu marca personal, o algo mas normalito (aunque no necesariamente más fácil) como escribir un post. Todos esos ejemplos tienen puntos en común; se inician el algún momento, se planifica (o se debería planificar) lo que se va a hacer, se ejecuta (se pasa a la acción), se hace un control para comprobar que todo es correcto y llega un momento en que trabajo termina y se cierra.  

A mí me gusta mucho imaginarme las cosas del día a día como proyectos y el ejemplo más claro es el de uno de los más difíciles de la semana: La paella de los domingos. Así es como intento dirigir este "complicado" proyecto:

Inicio 

Todo proyecto ha de tener un sponsor y este no va a ser menos. En mi caso es un sponsor duro y exigente: Mi novia.

-Acta de constitución: No queda reflejada por escrito, pero mi sponsor me da la autorización para entrar en la cocina y da el visto bueno al domingo como día oportuno para comer la paella (No vaya a ser que hubiese planificado otra cosa)

-Identifico interesados: Importantísimo, ¿Quién/Quienes vamos a degustar la paella? ¿Van a ser familiares (Suegra)? ¿Van a ser amigos?

EJERCIENDO DE "PROJECT MANAGER"

Planificación

Como decía mi profesor con el que preparé el examen para la certificación PMP: Planificar, planificar,  y cuando acabes, volver  a planificar. Por lo tanto, realizo una exhaustiva planificación para llevar a buen puerto el proyecto "paella”.

-Defino el alcance: ¿Qué paella hacer? Receta tradicional valenciana (pollo y conejo) ¿Marisco? ¿Paella Mixta?

-Planifico el tiempo: En primer lugar defino actividades, ¿qué tengo que hacer para cocinar una paella? Pues buscar en mi nevera los ingredientes que tengo, ir a la compra a buscar los que me faltan, cortar y picar los diferentes ingredientes, cocinar, fregar… 

Después secuencio las actividades: ¿Hago primero el caldo o el sofrito? ¿Voy fregando mientras cocino, o espero a última hora del domingo?  Por último  fijo la hora del domingo a la que tiene que estar lista la paella. 

Hago la planificación de costes: Una de las partes más complicadas es negociar con mi sponsor el presupuesto del proyecto; si estamos a primeros de mes la paella puede ser de marisco. Si estamos a finales de mes, pues de pollo. Normalmente no dispongo ni de reserva de contingencia ni de reserva de gestión.  

-Calidad: ¿Qué arroz elegir? ¿Arroz bomba o arroz normal? ¿Langostinos congelados o langostinos frescos?  Si no tengo invitados, mi cliente es interno y suele coincidir con el sponsor por lo que influye y mucho su opinión en la calidad final del proyecto.   Defino también el control de calidad; ¿Cuántas veces se probará el caldo? ¿Sera un miembro del equipo (solamente puede ser el sponsor) o se hará una auditoría externa (Invitados)? 

-Recursos humanos: ¿Quién va a ser mi equipo de proyecto? ¿Voy a tener ayuda el domingo por la mañana? (Normalmente mi pinche suele  coincidir con el sponsor) ¿Voy a ir a la compra solo? ¿Quién se encarga de fregar los platos? 

-Comunicaciones: ¿Cómo voy a comunicar a mis invitados que el domingo hay paella? ¿Les llamo por teléfono? ¿Un mail es suficiente? Lo más seguro es que con los tiempos que corren con un “guasap” sea suficiente ¿Cómo me comunico con mi sponsor si de repente en el supermercado me quedo sin presupuesto? Elegir un canal de comunicación incorrecto y no comunicar gastos no previstos al sponsor pueden tener consecuencias desastrosas para mi carrera de gestor de paellas. 

-Planifico una rigurosa gestión de los riesgos: Identifico los diferentes riesgos del proyecto: En mi proyecto “paella” hay amenazas como por ejemplo que mis invitados no vengan por culpa de la lluvia, que haya una huelga de mariscadores en Galicia o que el pollo que compre aún tenga vestigios de la gripe aviar.  Por supuesto, también hay oportunidades, ¿y si voy al supermercado a comprar pollo, pero resulta que el bogavante esta en oferta? ¿Y si veo un camping gas barato, y  puedo pasar de la vitrocerámica? Los clasifico y realizo la respuesta a los riesgos, por ejemplo: "Si no vienen mis invitados por culpa de la lluvia, congelaré arroz para comer en la oficina entre semana". 

 
-Y por último planifico las adquisiciones. ¿Mercado o centro comercial? Normalmente me dejo llevar por “mis  lecciones aprendidas de otras paellas” y decido en base a ellas.  Si estoy cumpliendo con de la línea base del cronograma, lo que quiere decir que voy bien de tiempo, me decanto por el mercado donde tengo mis “proveedores favoritos”  

Ejecución y Control 

Una vez tengo todo claro y de acuerdo con mi sponsor, el sábado por la mañana comienza la ejecución del proyecto.  

En primer lugar me comunico con mis posibles invitados informándolos del menú y de la hora de la comida. Posteriormente voy a comprar  los ingredientes, casi siempre con alguna solicitud de cambios. Mi sponsor no suele aceptar cambios alegando “problemas presupuestarios”.  

El domingo continúa la ejecución con la preparación de la paella, informando en todo momento a mi sponsor de los avances del proyecto, midiendo contra la línea base del cronograma, no sea que se vaya a pasar el arroz, y realizando numerosas pruebas de calidad (probar cada poco el caldo de la paella sin quemarse tiene su dificultad).   Una vez concluida la preparación y sentados mis invitados la ejecución de la paella entra en su fase más placentera. 

Cierre 

Mi proyecto queda cerrado cuando mis invitados se despiden en la puerta con un “gracias”....y los platos y paellera quedan limpios y en su sitio.

Ah!!! Y por supuesto cumplo con la ética profesional, nunca digo que es pollo de corral si es del súper, ni me dejo sobornar por el pescadero.

Como podéis ver no es tan difícil aplicar conceptos "profesionales" a tu vida personal. 
Para cualquier proyecto importante que empieces visualiza lo que quieres hacer, cuál va ser el resultado del proyecto, ten claros tus objetivos. Divídelos en partes más pequeñas y planifica (sobre todo ten un plan) cómo los vas a conseguir....Si yo he sido capaz de hacer bien una paella tu puedes hacer cualquier cosa!!


P.d.1: Este fin de semana pasado celebre el cumple con mi gemelo (la foto es de ese día). Estaban invitadas sobre 20 personas. Podéis ver un ejemplo práctico de cómo planificar las comidas en este documento: cumple. Os dejo compartirlo si citáis al autor...;)
P.d.2: El post de hoy es una "adaptación" de un artículo que publique en la revista del mes de marzo de la AEPDP